Das Angebot liegt vor Ihnen, die Endsumme steht auf Seite eins, und da haben Sie als Erstes hingeschaut. Ich lese Angebote zwischen 80.000 und 400.000 Euro, und diese Zahl sagt am wenigsten darüber, was Sie am Ende bezahlen. Dafür gibt es weiter hinten vier Zeilen, die im ersten Jahr harmlos aussehen. Eine davon können Sie nur erfragen, zwei würde ich vor der Unterschrift ändern lassen, und die vierte steht nicht im Angebot.

Warum die Endsumme im ERP-Angebot am wenigsten sagt

Ich habe zwölf Jahre auf der Anbieterseite gesessen und solche Angebote selbst geschrieben. Die Endsumme entsteht im Wettbewerb. Wer ehrlich rechnet, verliert den Auftrag. Also rechnet man knapp, und der Rest kommt als Nachtrag. Meine Faustregel: Das Angebot ist ungefähr ein Drittel von dem, was das Projekt am Ende kostet, und der größte Brocken vom Rest ist die Zeit Ihrer eigenen Leute. Vorgerechnet habe ich das im Artikel zu den Einführungskosten was eine ERP-Einführung wirklich kostet. Heute lese ich Angebote für die andere Seite, und ich blättere als Erstes nach hinten, zur Wartung.

Die Wartungszeile: der Rabatt ist hier nie angekommen

Auf die Lizenz haben Sie einen Rabatt bekommen, oder Sie bekommen noch einen, bei diesen Summen geht da immer etwas. Die Wartungszeile daneben hat davon nichts mitbekommen. Da steht Wartung, jährlich, 20 Prozent, und gerechnet wird vom Listenpreis der lizenzierten Module, also von einer Zahl, die Sie so nie bezahlt haben. Bei Dynamics auf dem eigenen Server steht das so in den Preismitteilungen der Partner.

Und der Satz bleibt nicht stehen. Bei Dynamics On-Premises geht er seit Jahren Jahr für Jahr nach oben, ab Oktober sind es 21 Prozent. Zum selben Termin steigt auch der Listenpreis, um rund zehn Prozent, und weil die Wartung davon rechnet, steigt sie mit.

Bei SAP heißt die Zeile Enterprise Support und steht bei 22 Prozent. Für proALPHA, abas oder Sage gibt es keine öffentliche Zahl, nur Blogs von Leuten, die etwas verkaufen wollen. Also fragen, wovon gerechnet wird, egal welcher Hersteller vorne draufsteht.

Bei einem Mietangebot, also Cloud, fehlt die Wartungszeile, und das Angebot liest sich dadurch freundlicher. Bezahlt wird die Wartung trotzdem, über die Monatsmiete, und die Frage heißt dann anders: welche Preisanpassungsklausel im Vertrag steht und ob sie eine Obergrenze hat. In beiden Fällen will ich sehen, was in fünf Jahren unter dem Strich steht, und von welcher Basis der Anbieter das gerechnet hat.

Die KI-Zeile ohne Obergrenze

Weiter hinten, bei den Zusatzmodulen, steht inzwischen fast immer eine Zeile KI-Agent, verbrauchsabhängig, und in der Spalte Jahreskosten ein Sternchen. Auf das Sternchen würde ich mit dem Finger tippen, denn das ist die einzige Zeile im Angebot, bei der nach oben nichts feststeht.

Die Preise stehen öffentlich bei den Herstellern. Bei Salesforce kostet eine Aktion des Agenten rund 10 Cent, bei Microsoft und HubSpot ähnlich kleine Beträge. Bei HubSpot kommt dazu, dass verfällt, was Sie in einem Monat nicht verbrauchen, und dass das nächstgrößere Paket von selbst dazugebucht wird, wenn Sie das nicht vorher abstellen.

Zehn Cent klingt nach nichts. Bis einer fragt, wie viele Aktionen so ein Agent je Vorgang auslöst, und das legt der fest, der ihn baut, meistens also der Hersteller, der am Verbrauch verdient. Ich unterstelle niemandem etwas, nur hat so keiner einen Grund, sparsam zu bauen, und Sie sehen nicht, wie viele Schritte das sind.

Verbrauchspreise kannte ich als Anbieter auch. Mailvolumen, Serverspeicher. Aber der Kunde kaufte ein Paket, und war es voll, stand eine Entscheidung an: nachkaufen oder nicht. Heute läuft der Preis einfach mit.

Selbst Firmen, die sich das leisten könnten, treten gerade auf die Bremse. KPMG hat im Frühjahr Führungskräfte in Firmen ab 50 Millionen Dollar Umsatz befragt, viele davon mit eigener IT. Knapp jeder Zweite hat KI-Agenten zurückgefahren oder erst mal angehalten.

Wenn also irgendwo im Angebot nach Verbrauch, Credits oder nutzungsbasiert steht, kommen vor der Unterschrift zwei Sätze in den Vertrag. Der erste ist ein Kostendeckel pro Jahr, den nur Sie selbst aufheben können. Der zweite ist eine Verbrauchsmeldung jeden Monat, bevor die Rechnung kommt, solange sich noch etwas ändern lässt.

Die Bedingungen, die Sie zurückschicken

Auf Position 1 steht Konzeptphase nach Aufwand. Weiter unten steht Zahlung nach Zeitplan, erste Rate bei Unterschrift, und im Kleingedruckten stehen Nachträge zum jeweils gültigen Tagessatz. Jede einzelne ist üblich. Alle drei zusammen schieben das Risiko auf Ihre Seite: Der Anbieter bekommt Geld bei Unterschrift, rechnet das Konzept nach Stunden ab und bestimmt den Preis für alles, was später dazukommt.

Was normal wäre, steht im Gesetz. Paragraf 641 BGB: Die Vergütung ist bei der Abnahme des Werkes fällig. Und im Vertragsmuster des Bundes für seine eigenen IT-Einführungen, EVB-IT System heißt das, steht, dass das Gesamtsystem nach der Gesamtabnahme bezahlt wird und Abschläge nur dann, wenn sie ausdrücklich im Zahlungsplan stehen. Änderungswünsche sind auch vorgesehen, mit einem Verfahren und einer angemessen erhöhten Vergütung, nur eben nicht zu dem Tagessatz, den der Anbieter gerade für richtig hält.

Eine Klausel dazu kommt von der anderen Seite. Der Bitkom, der Verband der Anbieter, schreibt in seiner Praxishilfe für Verträge auf Seite 23, dass die Abnahme in jedem Fall als erklärt gilt, wenn der Kunde das System produktiv im Echtbetrieb nutzt. An dem Tag, an dem der erste Auftrag durch das neue System läuft, haben Sie abgenommen, mit offener Mängelliste und ohne Unterschrift, und wenn Ihre Zahlung an der Abnahme hängt, ist sie an dem Tag fällig. Ich würde die Klausel streichen lassen und dafür reinschreiben: Abnahme nach schriftlicher Erklärung, mit Frist und mit Mängelliste.

Ich kenne die andere Seite. Am meisten wurde bei uns am Tagessatz gefeilscht, und wir haben häufig nachgegeben. Zehn Leute, die rumsitzen, weil der Auftrag nicht kommt, tun wirklich weh. Das Wasser muss nur heiß genug sein, dann springt man.

Vor ein paar Jahren hätten Sie mit solchen Wünschen vermutlich ein freundliches Nein bekommen, die Auftragsbücher waren voll. Das hat sich gedreht, was soll ich sagen. Die mittelständischen IT-Beratungen in Deutschland sind im letzten Jahr noch um 1,9 Prozent gewachsen, nach vielen Jahren mit zweistelligen Raten, und für dieses Jahr haben sie sich 8,5 Prozent vorgenommen. Auslastungszahlen veröffentlicht keiner, aber ich weiß, wie sich so ein Jahr im Vertrieb anfühlt, wenn das Ziel an der Wand hängt und die Pipeline nicht mitzieht.

Also geht das Angebot mit drei Änderungen zurück. Erstens das Konzept zum Festpreis, und wenn der Anbieter sagt, er könne den Aufwand nicht schätzen, dann kennt er Ihren Betrieb noch nicht gut genug für ein Angebot in dieser Höhe. Zweitens Zahlung nach Abnahme statt nach Kalender, wobei die Abnahme die ist, die Sie erklären, und nicht der Echtbetrieb. Drittens ein Deckel auf den Tagessatz für Nachträge, festgeschrieben für die Laufzeit. Nichts davon ist exotisch, das steht so oder ähnlich im Vertragsmuster des Bundes.

Die Zeilen, die nicht im Angebot stehen

Manches steht gar nicht drin, weil es im Wettbewerb die Endsumme verdorben hätte, und der Anbieter stellt es später in Rechnung. Ihre internen Kosten meine ich damit nicht, die stehen in keinem Angebot.

Am häufigsten fehlt die Migration Ihrer Altdaten. Meistens steht zwar eine Zeile drin, Unterstützung bei der Datenübernahme, mit einer runden Zahl, obwohl noch niemand Ihre Daten gesehen hat. Dann fehlen oft die Schnittstellen zu allem, was bleibt, und da bleibt mehr, als man denkt: Konstruktion, Lager, Versand, Zeiterfassung und der elektronische Belegaustausch mit Kunden und Lieferanten, EDI also, den Ihre großen Kunden von Ihnen verlangen. Ein Verfahren für Nachträge fehlt fast immer, ein Zahlungsplan mit Teilabnahmen auch.

Das Vertragsmuster des Bundes führt jede dieser Positionen einzeln, mit eigener Zahl. Legen Sie das neben Ihr Angebot und schauen Sie, welche Zeilen bei Ihnen leer sind. Der Bund hat es als Kunde ausgehandelt, für seine eigenen Einführungen.

Was fehlt, kommt später als Nachtrag. Panorama Consulting hat für seinen aktuellen ERP Report 170 Unternehmen befragt, deutlich größere als Ihres, und mehr als ein Viertel davon hat das Budget überschritten, am häufigsten wegen Technik, die niemand eingeplant hatte und die erst spät im Projekt aufgefallen ist.

ERP-Angebot prüfen: die vier Fragen, schriftlich

Bevor Sie unterschreiben, schicken Sie dem Anbieter vier Fragen per Mail und bitten um eine schriftliche Antwort. Per Mail deshalb, weil eine schriftliche Antwort später in den Vertrag wandern kann, und was Ihnen im Termin zugesagt wurde, weiß ein halbes Jahr später keiner mehr so genau.

  1. Wartung: Von welcher Bezugsgröße rechnet die Wartungszeile, vom Listenpreis der lizenzierten Module oder von dem Preis, den ich zahle? Bei Miete: Welche Preisanpassungsklausel gilt, und wo liegt ihre Obergrenze? Und wie lautet der Betrag in jedem der nächsten drei Jahre, in Prozent und in Euro?
  2. Verbrauch: Welche Positionen im Angebot werden nach Verbrauch, Credits oder Nutzung abgerechnet? Welchen Jahresdeckel tragen Sie für jede davon in den Vertrag ein, und bestätigen Sie, dass nur ich diesen Deckel aufheben kann und den Verbrauch monatlich vor der Rechnung gemeldet bekomme?
  3. Bedingungen: Bieten Sie das Konzept zum Festpreis an, die Zahlung nach schriftlich erklärter Abnahme statt nach Kalender und einen für die Laufzeit festgeschriebenen Tagessatz für Nachträge? Bitte je Punkt ja oder nein.
  4. Lücken: Welche der folgenden Positionen sind nicht enthalten, und zu welchem Betrag bieten Sie sie an: Migration der Altdaten, Schnittstellen zu den Systemen, die bleiben, ein Verfahren für Nachträge, ein Zahlungsplan mit Teilabnahmen?

Ein Anbieter, der das ernsthaft beantwortet, wird an ein paar Stellen einen höheren Preis nennen als im Angebot, und das ist gut so, weil diese Zahl näher an dem liegt, was Sie am Ende bezahlen. Einen, der ausweicht oder lieber noch einen Termin machen will, würde ich mir noch einmal genauer ansehen. Und wenn Sie danach immer noch nicht sicher sind, ob Sie unterschreiben sollen, holen Sie sich einen zweiten Blick von jemandem, der das Angebot nicht geschrieben hat Systemauswahl und Zweitmeinung.

Wenn das Angebot schon im Ordner liegt

Vielleicht sitzen Sie gar nicht vor der Unterschrift, sondern das Angebot liegt seit Projektstart im Ordner und ist seither nicht mehr aufgeschlagen worden. Der Go-live ist verschoben, es gab Nachträge, und für jeden hatte der Dienstleister einen Grund, der für sich genommen auch nicht falsch war. Irgendwann vergleicht keiner mehr das Angebot mit dem, was geliefert ist. Dann fehlt der einzige Maßstab, der von außen kam.

Bei einer größeren Ausschreibung stand in der Beauftragung: sämtliche Abteilungen einbinden und schulen. Der Kunde wollte das später gar nicht so. Wir haben ein Viertel von dem geliefert, was angedacht war. Als Zahl hat das damals keiner gesehen. Abgerechnet wurde nur die geleistete Arbeit. Aber verglichen hat es keiner, weder wir noch der Kunde.

Holen Sie das Angebot also raus und lesen Sie es an denselben vier Zeilen, nur mit den Zahlen von heute. Wovon rechnet die Wartung inzwischen, was hat die Verbrauchszeile bisher gekostet, welche Bedingungen haben Sie damals unterschrieben, und was kam als Nachtrag dazu, weil es im Angebot gefehlt hat. Das reicht für das nächste Gespräch mit Ihrem Dienstleister, und ich würde es bald führen, am besten bevor der nächste Nachtrag auf dem Tisch liegt.

Quellen und Hinweise zu den Zahlen
  1. Agolution: Preisanpassungen Business Central On-Premises und NAV ab Oktober 2026, 18.05.2026. Partnermitteilung, nicht Microsoft selbst. Agolution · N4
  2. Tecman und CAL Business Solutions zur Bezugsgröße des Enhancement Plans (Protected List Price) und zur Erhöhung 2022 und 2024. Tecman · CAL Business Solutions
  3. Microsoft Dynamics 365 Blog: Migrationswege für Dynamics NAV, GP und SL, 28.07.2026. Grundlage für die Fristen. Microsoft
  4. SAP: Enterprise Support, 22 Prozent, abgerufen 04.09.2026. Dazu die Berichte zur jährlichen Anpassung der Wartung für Bestandsverträge. SAP · 2Data
  5. Salesforce: Agentforce-Preise Deutschland, abgerufen 04.09.2026. Agentforce
  6. Microsoft: Copilot Studio Preise Deutschland und Microsoft Learn zum Verbrauch je Credit, abgerufen 04.09.2026. Copilot Studio · Microsoft Learn
  7. HubSpot: Credits und Abrechnung, Stand 29.07.2026. HubSpot rechnet in US-Dollar. HubSpot Credits · Knowledge Base
  8. Bürgerliches Gesetzbuch, Paragraf 641: Die Vergütung ist bei der Abnahme des Werkes zu entrichten. Paragraf 641 BGB
  9. EVB-IT System, Vertragsmuster des Bundes und der Länder. Zitiert nach den AGB Version 2.0 vom 19.09.2012 und dem Systemvertrag Version 2.01 vom 09.01.2013. Eine Version 3.0.0 vom 01.03.2026 ist gelistet, war zum Redaktionsschluss aber nicht abrufbar. EVB-IT System-AGB · EVB-IT Systemvertrag
  10. Bitkom: Praxishilfe Ausgewogene Vertragskonzepte, Neuauflage 2021. Herausgeber ist der Verband der Anbieterseite, die Abnahmefiktion steht auf Seite 23. Bitkom
  11. Panorama Consulting Group: The 2026 ERP Report, Pressemitteilung 04.03.2026. 170 Befragte, Median-Jahresumsatz rund 200 Millionen US-Dollar, überwiegend international. Panorama
  12. KPMG: Global AI Pulse Q2 2026. 2.145 Befragte in 20 Ländern, Firmen ab 50 Millionen US-Dollar Umsatz. Die 49 Prozent setzen sich aus 24 Prozent zurückgefahren und 25 Prozent verzögert oder pausiert zusammen. KPMG berät selbst zu KI. KPMG
  13. Lünendonk-Liste 2026, mittelständische IT-Beratungen, Pressemitteilung 29.06.2026. Auslastungsquoten nennt die Liste nicht, der Schluss auf Verhandlungsspielraum ist meine Einschätzung. Lünendonk
  14. Bloch Beratung: Was eine ERP-Einführung wirklich kostet. Dort steht die Drittel-Faustregel mit der ganzen Rechnung. Zum Artikel

Alle Preise sind Listenpreise netto, abgerufen am 4. September 2026, alle Herstellerseiten mit dem Zusatz "Änderungen vorbehalten". Der Wartungssatz von 21 Prozent ab Oktober 2026 ist über zwei Microsoft-Partner belegt, eine öffentliche Microsoft-Seite dazu gibt es nicht. Bei SAP ist strittig, ob die Wartung vom Listenpreis oder vom Nettolizenzwert rechnet, deshalb steht die Listenpreisregel im Text nur für Dynamics On-Premises. Für proALPHA, abas und Sage habe ich keine belastbare Zahl gefunden.