Business Central oder SAP Business One: Was beide über fünf Jahre wirklich kosten.

Rund 1,23 Millionen Euro gegen rund 1,49 Millionen Euro. So sieht die Fünfjahresrechnung aus, wenn ich beide Systeme für einen Hersteller mit 180 Leuten und 45 Millionen Euro Umsatz mit denselben Annahmen durchrechne. Rund 266.000 Euro Abstand. Und der hängt fast vollständig an einer Frage, die Sie selbst beantworten können, bevor der erste Anbieter im Haus war.

Bei vielen im norddeutschen Mittelstand steht diese Entscheidung gerade an. Nicht aus Lust auf ein neues ERP, sondern weil das Altsystem ein Datum hat. Für Dynamics NAV 2018 endet der erweiterte Support im Januar 2028. Davor liegt der 1. Januar 2027, ab dem ein Unternehmen dieser Größe E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch ausstellen muss. Eine Einführung dauert nach der anbieterfinanzierten Trovarit-Studie zehn bis dreizehn Monate ab Projektstart, nicht ab dem ersten Vergleichsgespräch.

Vorher sollten Sie wissen, woher ich komme. Ich war zwölf Jahre Geschäftsführer eines Microsoft-Partners mit rund 70 Leuten und habe in etlichen Auswahlrunden gegen SAP Business One gepitcht. Nicht immer erfolgreich. Zwei dieser Runden stehen weiter unten. Heute sitze ich auf Ihrer Seite des Tisches, und deshalb schreibe ich jede Zahl, die hier für Microsoft spricht, gleich wieder klein.

Die Rechnung, mit offenen Karten

Die Modellfirma: ein Standort, Fertigung mit Stücklisten, 55 Vollnutzer, dazu 70 Leute, die lesen, melden und genehmigen. Alle Preise netto, Stand August 2026. Fertigung bedeutet bei Microsoft zwingend Premium, weil Stücklisten in Essentials fehlen, und zwar Premium für alle Vollnutzer. Auch für die Buchhalterin, die nie eine Stückliste anfassen wird. Bei SAP rechne ich die Kauflizenz mit Wartung, weil sie im Mittelstand am häufigsten angeboten wird.

Drei Setzungen in dieser Tabelle fallen zugunsten von Microsoft aus, und ich nenne sie lieber selbst, bevor es ein Anbieter tut. Die Wartung habe ich mit 21,5 Prozent gerechnet, dem oberen Wert aus den Partnerangaben. Steht in Ihrem Vertrag 19 Prozent, stehen rund 31.000 Euro zu viel in der SAP-Spalte. Die 90.000 Euro für den Betrieb sind eine Annahme und kein Angebot. Wer die Server ohnehin im Haus hat und jemanden, der sie sowieso betreut, streicht davon einen guten Teil. Rechnen Sie den Posten für Ihr Haus nach, ich kann ihn nur schätzen. Und ich stelle einen Kauf gegen eine Miete und schneide nach fünf Jahren ab, obwohl die SAP-Seite im sechsten Jahr nur noch Wartung zahlt und die Microsoft-Seite den vollen Preis weiter. Das kann ich nicht beziffern, ohne mir ein sechstes und ein siebtes Jahr auszudenken. Die beiden ersten sind zusammen rund 120.000 Euro, also fast die Hälfte des Abstands. Mit unterem Wartungssatz und halbem Betriebsposten liegt der Unterschied bei rund 190.000 statt 266.000 Euro. Die Richtung bleibt gleich, die Größenordnung nicht.

Die Microsoft-Preise stehen öffentlich in Euro: 95,30 Euro für Premium, 6,90 Euro für Team Members, je Nutzer und Monat. Die SAP-Zahlen sehen genauso hart aus, sind es aber nicht. 2.700 Euro für einen Professional User und 1.400 Euro für einen Limited User stehen bei Partnern, nicht bei SAP selbst. Drei unabhängige nennen dieselben Zahlen, beim Wartungssatz 19 bis 21,5 Prozent. Belastbar, aber nicht amtlich.

Und jetzt der wichtigste Satz dazu: Die Dienstleistungsseite steht in beiden Spalten gleich. 260 Beratertage Einführung, 60 Tage für Anpassungen und Schnittstellen, 25 Tage Betreuung im Jahr, 1.400 Euro Tagessatz. Die 260.000 Euro für die eigenen Leute sind 4.000 Arbeitsstunden zu 65 Euro Vollkosten. 2.400 davon fallen im Projektjahr an, das sind eineinhalb Vollzeitkräfte, die Sie nirgends einstellen und trotzdem bezahlen. Gleich stehen sie, weil keine unabhängige Quelle einen systematischen Unterschied belegt.

Der Tagessatz ist eine offengelegte Annahme, keine Statistik, und ich komme am Schluss darauf zurück. Für Systemhäuser gibt es keine unabhängige Quelle, die nächstbeste Zahl kommt vom Freelancer-Markt und liegt bei rund 960 Euro am Tag. Ein Freelancer ist kein Systemhaus. Zwischen 1.100 und 1.800 Euro bewegt sich die Dienstleistungsseite um über 300.000 Euro, also um mehr als der gesamte Unterschied zwischen den beiden Systemen.

Wir haben mal für einen Hersteller aus der Automobilbranche gearbeitet. An der Schnittstelle, um die es ging, hing eine Waage, und die war an die alte NAV-Version angeschlossen. Wir sollten alles neu machen, migrieren und in die Cloud. Dabei stellte sich heraus, dass auch die Waage neu kam. Unsere Schnittstelle war zu dem Zeitpunkt fertig. Später mussten wir dann eine weitere bauen, für genau die neue Waage. Das kam völlig unerwartet dazu. Verschwiegen hatte das niemand. Es hatte nur keiner gefragt, ob die Waage bleibt, und ich auch nicht.

Der ganze Abstand hängt an den Leuten, die nur lesen und melden

Bei den 55 Vollnutzern kosten beide Systeme über fünf Jahre fast dasselbe. Business Central Premium: 314.490 Euro. Business One Professional als Kauf plus Wartung: 308.138 Euro. Rund 6.400 Euro Unterschied, zwei Prozent. Das ist Rauschen.

Den kompletten Abstand treiben die anderen 70. Für Leute, die lesen, Stammdaten pflegen und genehmigen, verkauft Microsoft eine Lizenz für 6,90 Euro im Monat, über fünf Jahre 28.980 Euro. In den Partnerpreislisten, die ich einsehen konnte, gibt es dazu nichts Vergleichbares. Keine reine Lese-Lizenz, der günstigste Nutzertyp mit eigenem Zugang ist der Limited User: 98.000 Euro Lizenz plus 105.350 Euro Wartung, zusammen 203.350 Euro. Differenz 174.370 Euro, rund 65 Prozent des gesamten Kostenunterschieds. Im Projekt entsteht diese Zuordnung so, dass jemand mit dem Partner eine Namensliste durchgeht und Häkchen setzt, meistens in zwanzig Minuten zwischen zwei Terminen. Der teuerste Zettel im ganzen Verfahren.

Und jetzt die Gegenprobe, sonst wäre der Absatz oben Werbung.

Die billige Microsoft-Lizenz trägt nur, solange diese 70 Leute wirklich nur lesen, melden und genehmigen. Microsoft zählt die Rechte positiv auf: lesen, Stammdaten ändern, genehmigen, Angebote schreiben, Stundenzettel pflegen. Aufträge anlegen, Fertigungsrückmeldung und Lagerbuchung stehen nicht darin. Wer an der Maschine Stückzahlen zurückmeldet, braucht eine Gerätelizenz am Terminal oder eine Volllizenz. Gemeint ist der Bildschirm am Hallenende, an dem jemand aus der Spätschicht 400 Stück auf einen Auftrag bucht. Der braucht keinen eigenen Zugang, das Gerät hat einen. Für die Gerätelizenz nennt Microsoft keinen Euro-Preis, nur 45 US-Dollar je Gerät und Monat. Über das Verhältnis der Listenpreise, 110 US-Dollar zu 95,30 Euro bei Premium, sind das rund 39 Euro. Dann sieht die Rechnung anders aus: 20 Terminals zu 39 Euro plus die verbleibenden 50 Leute zu 6,90 Euro kosten über fünf Jahre rund 67.500 Euro statt 28.980 Euro. Rund 38.500 Euro mehr, gut ein Fünftel des Vorteils von oben. Er kippt nicht. Aber wer das nicht vor der Unterschrift schriftlich klärt, hat die Ersparnis nicht, sondern nur davon gehört.

Die Posten, die auf keinem Angebot stehen

Bei Microsoft steht der Preis nur für die Laufzeit fest. Bei jeder Verlängerung gilt der dann aktuelle Listenpreis, und der Euro folgt dem Dollar: Im Herbst 2025 nannten deutsche Partner für Premium noch 108,15 Euro, heute stehen 95,30 Euro auf der Seite. Das läuft in beide Richtungen, auch ohne Preiserhöhung. Dazu die Sieben-Tage-Regel: Nach oben buchen Sie jederzeit dazu, nach unten nur innerhalb von 168 Stunden. Wer im Januar 55 Lizenzen für zwölf Monate bestellt und im März zwei Leute in der Arbeitsvorbereitung nicht ersetzt, zahlt bis Dezember für beide weiter.

Bei SAP läuft die Wartung jedes Jahr weiter. Worauf sie gerechnet wird, auf den Listenwert oder auf den Preis, den Sie am Ende bezahlt haben, ist nicht öffentlich belegt. Bei einem ordentlichen Rabatt macht das über fünf Jahre einen fünfstelligen Unterschied. Lassen Sie sich die Wartungsbasis schriftlich bestätigen. Dazu die Fremdsysteme. Jedes Programm, das Daten in Business One schreibt oder liest, ohne dass ein Mensch davorsitzt, braucht eine eigene Lizenz. Indirect Access heißt das, Partner nennen 1.500 Euro je Instanz. Betroffen sind Shop, Zeiterfassung, Betriebsdatenerfassung und Lohn. Bei Business Central lösen angeschlossene Systeme nach der aktuellen Lizenzbeschreibung keine eigene Lizenz aus, gezählt werden die Nutzer. Lassen Sie sich auch das für Ihre eigenen Fremdsysteme schriftlich geben, denn Lizenzbeschreibungen ändern sich mit der Vertragsverlängerung. Die Projekttage für ein Fremdsystem zahlen Sie dagegen in beiden Spalten, und die Waage war genau so ein Fall.

Wo Business One aus Geschäftsführersicht vorne liegt

Die Zahlen oben fallen zugunsten von Microsoft aus. Das heißt nicht, dass Business One das schlechtere System ist. Es heißt, dass diese Modellfirma viele Nebennutzer hat. Vier Dinge sprechen ernsthaft für die SAP-Seite, und ich rede keines davon klein.

Erstens die Bilanz. Eine Kauflizenz ist eine Investition mit Restwert. Sie aktivieren sie, Sie schreiben sie ab, und nach fünf Jahren gehört sie Ihnen. In der Microsoft-Spalte haben Sie nach fünf Jahren 343.470 Euro gezahlt und besitzen nichts davon. Sie haben gemietet. Und wenn Sie aufhören zu zahlen, ist am 150. Tag nach der Kündigung auch der Zugriff auf Ihre eigenen Daten weg. Der Restwert ist echt, auch wenn er nicht in der Kasse liegt.

Zweitens die Kontrolle. Bei einer Kauflizenz im eigenen Haus entscheiden Sie, wann aktualisiert wird und wann Ihre Leute sich an eine neue Oberfläche gewöhnen. In der Cloud entscheidet das der Hersteller, und der fragt Sie vorher nicht. Für einen Betrieb mitten in Inventur und Jahresabschluss ist das kein technisches Detail, sondern Planbarkeit. Genau daran haben wir mal einen Pitch verloren, bei einem großen B2B-Autohändler. Der Kunde wollte das System im eigenen Haus stehen haben und selbst entscheiden, wann aktualisiert wird. Business One bekam er auf diesem Weg. Das war damals sein Hauptargument. Ob es technisch in jedem Punkt trug, ist eine andere Frage. An dem Tag war es das, was zählte, und Entscheidungen fallen so.

Drittens die fertigen Verbindungen in eine gewachsene Produktwelt. Ein anderes Mal haben wir bei einem Verband präsentiert und wieder gegen Business One verloren. Dort liefen bereits Schnittstellen, die Microsoft im Standard nicht hatte. Wir hätten sie bauen können. Das waren dann Tage, Tests und eine Abnahme, die vorher nicht im Angebot standen. Wenn in Ihrem Haus oder bei Ihrem größten Kunden schon etwas aus der SAP-Welt läuft, kann eine Verbindung hier vorhanden sein, für die Sie auf der anderen Seite Projekttage bezahlen. Lassen Sie sich das namentlich zeigen.

Viertens die politische Seite. Wenn Ihre Konzernmutter SAP fährt oder Ihr größter Kunde erwartet, dass die Anbindung ohne lange Diskussion funktioniert, sparen Sie sich Gespräche, die Sie sonst dreimal führen. Kein technisches Argument. Aber politische Argumente kosten echtes Geld, und ich habe noch keinen Steuerungskreis erlebt, in dem sie keine Rolle gespielt hätten.

Das Wartungsende, über das gerade alle reden, meint ein anderes Produkt

Wenn im SAP-Umfeld vom Wartungsende 2027 die Rede ist, geht es um SAP ERP 6.0 und die Business Suite 7. Business One kommt in dem Dokument nicht vor, es ist eine eigene Produktlinie. Wer Ihnen das eine als Argument gegen das andere verkauft, hat nicht nachgesehen. Ein Punkt bleibt trotzdem: In SAPs eigener Tabelle steht für die aktuelle Programmversion der 31.12.2026 als Wartungsende, mit der Fußnote, dass sich Daten ändern können. Die nächste Hauptversion kommt erst 2027. Diesen Widerspruch kann ich nicht auflösen, also lassen Sie sich die Wartungszusage für genau die Version, die Sie kaufen, in den Vertrag schreiben.

Drei Fragen für den Abend vor dem ersten Anbietertermin, und eine für den, der längst unterschrieben hat

Die erste: Wie viele Leute brauchen Zugang, und was genau muss jeder von ihnen im System tun. Nicht „Zugriff“, sondern das Verb dahinter. Lesen, genehmigen, einen Auftrag anlegen, an der Maschine zurückmelden. Diese Liste entscheidet rund 65 Prozent des gesamten Kostenunterschieds, und dafür brauchen Sie keinen Anbieter, sondern Ihre Bereichsleiter und zwei ruhige Stunden.

Die zweite: Welche Fremdsysteme hängen am ERP. Alle, auch die, die angeblich keiner mehr benutzt. Und die Waage. Auf der SAP-Seite kostet jedes davon Lizenz, auf beiden Seiten Projekttage.

Die dritte: Was steht im Angebot ausdrücklich nicht drin. Fragen Sie nach dem Tagessatz, nach der Zahl der Tage und danach, worauf genau der Festpreis gilt. Diese Antwort ist mehr wert als der ganze Systemvergleich. Wenn Sie bei den Angeboten unsicher werden, lohnt ein zweiter Blick von jemandem, der nichts verkauft.

Wer längst unterschrieben hat, kann dieselbe Liste trotzdem brauchen. Legen Sie sie neben Ihren laufenden Vertrag und zählen Sie ab, wie viele Vollnutzer Sie bezahlen und wie viele Sie brauchen. Nach unten geht das erst bei der nächsten Verlängerung, aber dann geht es.

Die Systemfrage ist nicht die teuerste Entscheidung

Software und Betrieb machen in der Microsoft-Spalte 28 Prozent der Fünfjahreskosten aus, in der SAP-Spalte 41 Prozent. Alles andere ist Dienstleistung und Ihre eigene Mannschaft: 883.000 Euro, in beiden Spalten identisch, mit einer Spanne von über 300.000 Euro allein aus dem Tagessatz.

Die Systemfrage bewegt also einen Teil Ihrer Rechnung, und zwar den kleineren. Den größeren bewegen Sie selbst, mit der Frage, wie sauber Sie beschreiben, was Sie eigentlich wollen, und wie hart Sie den Umfang danach festhalten. Damit können Sie heute Abend anfangen. Die unangenehmere Frage kommt danach: Wie viel von dem, was Ihr Altsystem heute tut, tut es, weil das jemand so entschieden hat, und wie viel, weil es sich über die Jahre so ergeben hat.

Erfahrungswert

Die Preise in diesem Artikel sind belegt, die Quellen stehen unten. Alles, was Dienstleistung, Betrieb und eigene Leute betrifft, ist meine Einschätzung aus zwölf Jahren im Geschäft und keine belegte Zahl. Ich habe im Text jedes Mal dazugeschrieben, wo eine Annahme steht und in welche Richtung sie fällt. Bei der Recherche hat mir KI umfangreich geholfen, geprüft habe ich sie selbst.

Quellen und Stand der Preise

1. Microsoft: Preisseite Dynamics 365 Business Central (de-de) und Licensing Guidance, abgerufen 27.08.2026. Preisseite · Licensing Documents
2. Microsoft: Dynamics 365 Licensing Guide, August 2026. Grundlage für die Rechte der Team-Members- und der Gerätelizenz. Licensing Guide
3. Microsoft Dynamics 365 Blog: neue Business-Central-Preise, wirksam November 2025 (06.05.2025); Tecman Deutschland zur Wirkung im deutschen Markt. Microsoft · Tecman
4. Microsoft Learn, Partner Center: Bestellung und Laufzeit von Abonnements, Grundlage für die Sieben-Tage-Regel und die 150 Tage bis zur Löschung. Create a new subscription · Subscription lifecycle
5. Microsoft Learn: Lifecycle Dynamics NAV 2018, Ende des erweiterten Supports im Januar 2028. Lifecycle
6. SAP Support Portal: Wartung und Release-Familien SAP Business One, sowie die Wartungsstrategie für S/4HANA und Business Suite 7, abgerufen 27.08.2026. Business One · Business Suite 7
7. Preise für SAP Business One: vier deutsche SAP-Partner mit veröffentlichten Preislisten. SAP selbst weist auf diesen Seiten keine Preise aus, die Zahlen im Artikel stammen von den Partnern. all for one OSC · init consulting · MARINGO · rocon · sapcloudone
8. Trovarit AG: Studie „ERP in der Praxis“, Projektdauer im Mittelstand. Die Studie ist anbieterfinanziert, das steht auch im Artikel. Dazu IT-Matchmaker zu den Kostenblöcken einer ERP-Einführung. Trovarit · IT-Matchmaker
9. freelancermap: IT-Freelancer-Stundensatz 2026. Nächstbeste Zahl für den Tagessatz, gilt aber für Freelancer und nicht für Systemhäuser. freelancermap
10. Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026. Grundlage für die Frist zum 1. Januar 2027. BMF

Alle Microsoft-Preise sind Listenpreise netto bei jährlicher Abrechnung, abgerufen am 27.08.2026 von der deutschen Preisseite. Die Zahlen zu SAP Business One stammen von Partnern, nicht von SAP. Rabatte, Preiserhöhungen und Mehrwertsteuer sind nicht eingerechnet.