Vor gut zehn Jahren habe ich Dynamics 365 und Salesforce verkauft und auch eingeführt, und ehrlich gesagt war der Vergleich damals ziemlich einfach. Microsoft hatte Dynamics CRM 2015 und 2016, klassische Versionssoftware für den eigenen Server, mit einer Web-Oberfläche, die ich hier ruhig hässlich nennen darf, ich habe sie oft genug selbst vorgeführt. Salesforce lief dagegen von Anfang an im Browser. 2015 kam dazu noch die neue Oberfläche Lightning, und im Vergleich sah das einfach moderner aus. „Sieht ein bisschen aus wie Apple", habe ich damals oft gehört, wenn ich das vorgeführt habe. Das Bild von damals haben viele Leute heute noch im Kopf, wenn sie die beiden Namen hören. Dabei ist es über zehn Jahre alt, und seitdem hat sich bei beiden ziemlich viel geändert. Um genau das soll es hier aber nicht gehen. Ich will Ihnen keine Oberfläche zeigen und auch nicht Funktion für Funktion vergleichen, dafür sind sich die beiden heute an vielen Stellen zu ähnlich. Ich will vorrechnen, was beide Systeme über fünf Jahre kosten, und das vergleichen. Das gibt Ihnen als Unternehmer eine klare Grundlage für die Entscheidung.

Damit Sie wissen, wer hier schreibt: Ich war zwölf Jahre Geschäftsführer eines Microsoft-Partners mit rund 70 Leuten, und zeitweise waren wir auch Goldpartner bei Salesforce. Ich habe also mit beiden Geld verdient, und heute bin ich von keinem der beiden mehr abhängig. Bei den Kosten liegen die beiden übrigens näher beieinander, als man nach den Prospekten denkt. In meiner FAQ steht die Kurzfassung, hier nehme ich mir mehr Platz.

Wir haben damals für andere Microsoft-Partner gearbeitet und waren im Bankensektor sehr aktiv. Hier hatten wir in Frankfurt immer gut zu tun. Der monatliche Betrag für die Instandhaltung und den Betrieb von Server-Landschaften war genauso hoch wie ein Vollzeit-Projekt-Mitarbeiter, der Customizing betrieben hat.

Was seit 2016 passiert ist

Microsoft hat 2016 aus Dynamics CRM das gemacht, was heute Dynamics 365 heißt, und in den Jahren danach auch die Oberfläche komplett neu gebaut. Salesforce ist in der Zeit vor allem breiter geworden, und seit Oktober 2025 heißt es auch anders: Aus der Sales Cloud wurde „Agentforce Sales“, aus der Marketing Cloud „Agentforce Marketing“. Ich bleibe hier bei den alten Namen, weil sie in jedem Angebot, das Sie gerade auf dem Tisch haben, noch so heißen.

Ich vergleiche hier Paare, nicht Einzelprodukte: Dynamics 365 Sales zusammen mit Dynamics 365 Customer Insights, das ist das Marketing-Werkzeug, gegen Sales Cloud zusammen mit Marketing Cloud.

Warum die beiden so unterschiedlich gebaut sind

Salesforce ist 1999 als reines Vertriebswerkzeug im Browser gestartet, und der Vertriebsteil ist bis heute der Kern. Alles andere ist über die Jahre dazugekauft oder daneben gebaut worden, und jede dieser Fähigkeiten ist eine eigene Cloud mit eigenem Vertrag. Das Geschäftsmodell ist darauf angelegt, dass Sie nach und nach die nächste Cloud dazunehmen.

Was Salesforce daraus gut kann: Der Vertriebsprozess selbst, also Pipeline, Bewertung der Chancen, Forecast, Angebot, ist dort so ausgereift wie bei kaum einem anderen System, und bei den großen Beratungshäusern sitzt viel Wissen dazu. Salesforce ist außerdem seit 13 Jahren der größte CRM-Anbieter der Welt, 2025 mit 20 Prozent Marktanteil (IDC, zitiert nach Salesforce News, 2026). Was es nicht so gut kann: Sobald Ihr Geschäft im ERP und in Outlook stattfindet, müssen Sie jede Verbindung dorthin als eigenes Produkt dazukaufen oder bauen lassen. Das kostet extra, und das müssen Sie von Anfang an reinrechnen.

Microsoft kommt von der anderen Seite. Da ist der Ausgangspunkt nicht das Vertriebswerkzeug, sondern das, was bei Ihnen sowieso schon läuft, also Outlook, Teams, Excel und bei vielen auch Business Central als ERP. Dynamics ist für Microsoft, so lese ich die Geschäftsberichte, ein Produkt neben Office und nicht das Kerngeschäft, und das Geschäftsmodell funktioniert darüber, dass Sie die Microsoft-Welt gar nicht mehr verlassen. Die Verzahnung mit Outlook und Teams ist deshalb da, ohne dass jemand sie bauen muss. Es gibt eine Leselizenz für 6,90 Euro pro Nutzer und Monat, die reicht für Leute in der Auftragsabwicklung, die nur nachsehen und nichts ändern (Microsoft-Preisseite, Stand August 2026). Und die Standard-Integration zu Business Central gehört zum Produkt. Auf der anderen Seite hat Microsoft eine Lizenzlogik, die ehrlich gesagt ohne Partner kaum jemand durchschaut. Dazu kommen zwei Pflichtupdates im Jahr, die jemand bei Ihnen prüfen muss, und ein Marketing-Produkt, das pro Firma abgerechnet wird, egal ob es einer oder keiner bedient.

Wie das bei einem Maschinenbauer aussieht

Nehmen wir einen Maschinenbauer oder einen technischen Händler. Der Verkaufszyklus ist lang, die Angebote haben Varianten, im Außen- und Innendienst sitzen vielleicht fünfzehn Leute, und jeden Monat will die Geschäftsführung wissen, welche Angebote bald zum Auftrag werden und welche nicht. Am Ende geht der Auftrag an die Auftragsabwicklung und damit ins ERP.

Bei Microsoft sitzt der Verkäufer dann in Outlook und sieht dort seine Verkaufschance. Kunden, Kontakte, Artikel, Preislisten, Aufträge und der Bestand laufen über die Standard-Integration zwischen Sales und Business Central in beide Richtungen. Der Auftrag entsteht im CRM und landet im ERP, ohne dass jemand eine Schnittstelle bezahlen musste. Das gilt aber nur, wenn Ihr ERP Business Central ist. Läuft bei Ihnen proALPHA, abas oder SAP Business One, dann ist die Brücke auch bei Microsoft ein eigenes Projekt, das Sie bezahlen, und der Vorsprung ist an der Stelle weg. Und auch mit Business Central muss die Integration jemand einrichten, meist ein Partner, den Sie erst mal finden müssen.

Bei Salesforce fühlt sich der Vertriebsprozess selbst runder an, weil das System genau dafür gebaut ist. Die Übergabe ans ERP müssen Sie dann aber extra einkaufen. Für Business Central gibt es Konnektoren im Abo, Rapidi zum Beispiel ab rund 3.800 US-Dollar im Jahr, für SAP Business One etwa APPSeCONNECT für rund 8.100 US-Dollar im Jahr (Salesforce AppExchange, Stand August 2026, ohne Einrichtung). Salesforce hat dafür auch eine eigene Plattform, aber ohne öffentlichen Preis. Für proALPHA oder abas habe ich keinen fertigen Konnektor gefunden, ich vermute, das läuft auf ein Individualprojekt hinaus.

Riesenaufwand war bei uns einmal die Anbindung an SAP mit Salesforce. Cloud-Frage, Sicherheitsfrage, Lizenzfrage: Alles schwierig, in beiden Richtungen sehr kompliziert. Hat aber mit entsprechendem Aufwand auch funktioniert!

Beim Marketing-Werkzeug erst nachsehen, was drinsteckt

Hinter dem Namen „Marketing Cloud“ stecken bei Salesforce vier verschiedene Produkte, und wer den Namen im Angebot liest, muss nachfragen, welches davon gemeint ist. Das Produkt für Massenmails an Endkunden heißt Marketing Cloud Engagement. Das Produkt für ein Geschäft wie in unserem Beispiel, mit langen Zyklen, heißt Account Engagement, in älteren Angeboten steht noch Pardot. Wenn Sie das verwechseln, bezahlen Sie ein Jahr lang das falsche Werkzeug, weil es Jahresverträge sind.

Wir hatten damals einen Kunden, der Werbung für Radiosender verkauft hat, beziehungsweise Werbeplätze, und da hat die Marketing Cloud enorm gut gepasst. Viele Prozesse konnten automatisiert werden, das war zu dem Zeitpunkt richtig stark. Ist aber auch schon wieder fünf oder sechs Jahre her.

Das war aber ein Geschäft mit sehr vielen Kontakten und Vorgängen im Monat, und das hat ein Maschinenbauer in der Regel nicht. Umgekehrt heißt das auch: Wer so ein Geschäft hat, ist bei Salesforce oft besser aufgehoben. Das gilt auch, wenn Sie kein Microsoft-ERP haben und der Vertrieb das Herzstück Ihrer Firma ist. Dann kostet es zwar mehr, aber dann lohnt es sich auch.

Bei Microsoft ist es auch kompliziert, nur anders. Customer Insights ist seit 2023 aus zwei Produkten zusammengelegt, in alten Angeboten steht noch „Dynamics 365 Marketing“. Abgerechnet wird pro Firma und nicht pro Nutzer, 10.000 angeschriebene Kontakte sind drin.

Unser Maschinenbauer macht im Marketing meistens das hier: nach der Messe die Kontakte anschreiben, ein Newsletter, eine Anfrage an den Vertrieb weitergeben, vielleicht drei, vier Kampagnen im Jahr. Dafür kosten die beiden Werkzeuge (Herstellerpreisseiten, Stand August 2026):

  • Dynamics 365 Customer Insights: 866,50 Euro im Monat als Zusatz zu Sales, sonst 1.473 Euro. Im Jahr rund 10.400 bis 17.700 Euro.
  • Salesforce Account Engagement, kleinste Edition (auf der Preisseite Growth+): 1.250 Euro im Monat. Im Jahr 15.000 Euro.

Also rund 10.000 bis 18.000 Euro im Jahr, und in vielen Häusern bedient das eine halbe Stelle. Bei manchen lohnt sich das. Ich habe aber auch Häuser gesehen, da läuft das Abo seit zwei Jahren, und die Mail nach der Messe geht trotzdem aus Outlook raus, weil das schneller ging. Wie viele Kampagnen bei Ihnen im letzten Jahr gelaufen sind, wissen Sie besser als ich.

Was über den Produkten entschieden wird

Das erste ist Ihr ERP, das haben Sie oben gesehen: Mit Business Central ist der Weg zu Dynamics 365 Sales kurz, mit SAP Business One, proALPHA oder abas bezahlen Sie die Brücke bei beiden.

Das zweite sind die Kosten über fünf Jahre, und da meine ich wirklich alle, nicht nur die Lizenzen. Meine Modellfirma: 15 Vertriebsnutzer, 2 Leute im Marketing, 5 Leseplätze, 20.000 Kontakte. So sieht die Rechnung aus:

  • Lizenzen, über fünf Jahre: Das Salesforce-Paar liegt rund 100.000 bis 140.000 Euro höher, je nachdem, ob die fünf Leseplätze bei Salesforce eine volle Lizenz brauchen. Salesforce Enterprise kostet 175 Euro pro Nutzer und Monat, Dynamics 365 Sales Enterprise 91 Euro, und eine Leselizenz für 6,90 Euro wie bei Microsoft gibt es bei Salesforce nicht (Herstellerpreisseiten, Stand August 2026, Listenpreise ohne Rabatt).
  • Einführung, einmalig: 40 bis 120 Beratertage bei 1.000 bis 1.400 Euro Tagessatz, macht grob 40.000 bis 170.000 Euro, bei beiden Anbietern gleich angesetzt (Tagessätze nach BDU 2025 und Metrics 2026, die Beratertage sind mein Erfahrungswert).
  • Betrieb, über fünf Jahre: 60.000 bis 250.000 Euro, also 12.000 bis 50.000 Euro im Jahr. Das ist entweder ein interner Teilzeit-Admin mit 0,2 bis 0,4 Stelle, oder ein Partner, der ein bis drei Tage im Monat betreut, zu den gleichen 1.000 bis 1.400 Euro Tagessatz wie oben. Dazu kommen bei beiden laufend neue Versionen, bei Microsoft zwei Release-Wellen im Jahr, bei Salesforce drei. Auch das ein Erfahrungswert, bei beiden gleich angesetzt.

Einführung und Betrieb sind meist die größeren Posten, und vor allem die unsichereren, und dort kann ich keinen Unterschied belegen. Diese Spannen überlappen sich so stark, dass Sie die Entscheidung nicht am Listenpreis festmachen können. Was bei der Einführung den Ausschlag gibt, steht hier: CRM richtig aufsetzen.

Dazu kommt, dass die Preise nicht stehen bleiben, in beide Richtungen. Salesforce hat 2023 im Schnitt um rund 9 Prozent erhöht und 2025 um rund 6 Prozent (Salesforce News, 2023 und 2025), Microsoft im Oktober 2024 zum ersten Mal seit über fünf Jahren, um rund 10 Prozent (Microsoft Dynamics 365 Blog, 2024). Im Februar 2026 hat Microsoft dann wieder gesenkt, rund 7 Prozent im Euroraum, aber wechselkursbedingt, nicht aus Kulanz (Microsoft Partner Center, Dezember 2025). Das müssen Sie in Ihre Fünfjahresrechnung mit reinrechnen.

Das dritte ist der Partner, der das bei Ihnen einführt. Die Leader-Listen des Analystenhauses ISG für Deutschland zeigen bei Salesforce ausnahmslos Konzernberatungen, bei Microsoft stehen daneben auch Systemhäuser und Mittelstandsberater (ISG Provider Lens, 2024 und 2025). Was ich aus zwölf Jahren Partnergeschäft aber sagen kann: Ein Konzernberater kalkuliert ein Mittelstandsprojekt anders als ein Haus mit 70 Leuten, und das merken Sie am Tagessatz und an der Größe des Teams, das bei Ihnen auf der Matte steht.

Das vierte ist der Ausstieg, und da halten Sie beide Anbieter fest, nur auf unterschiedliche Art:

  • Salesforce: Jahresvertrag, in der Laufzeit können Sie die Nutzerzahl nicht reduzieren, der Vertrag verlängert sich automatisch. Ihre Daten bekommen Sie nach Vertragsende auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen (Salesforce-Vertrag MSA, 2025).
  • Microsoft, Jahres- oder Dreijahreslizenz (so wie in unserer Rechnung): Nutzer können Sie nur in den ersten sieben Tagen reduzieren, danach zahlen Sie bis zum Ende der Laufzeit. Ein vollständiger, laufender Export Ihrer Daten geht nur über Microsofts Cloud-Speicher Azure, und der kostet extra (Microsoft Learn, 2025 und 2026).
  • Microsoft, Monatsabo: Kündbar zum Monatsende. Das hat Salesforce nicht im Programm, allerdings zu einem Aufpreis, den Microsoft nicht offen ausweist (Microsoft Learn, New-Commerce-Kündigungsregeln).

Wenn Sie also drei Vertriebler abbauen, zahlen Sie bei beiden erst mal weiter, außer Sie hätten von Anfang an das Microsoft-Monatsabo genommen. Deshalb lesen Sie die Laufzeit bitte, bevor Sie unterschreiben.

Zur KI nur kurz. Bei Microsoft steckt der Copilot für Verkäufer seit Oktober 2025 in Microsoft 365 Copilot für 26 Euro pro Nutzer und Monat. Bei Salesforce heißt es Agentforce, abgerechnet nach Verbrauch mit 2 Euro je Unterhaltung mit dem Agenten oder pauschal mit 125 Euro pro Nutzer und Monat, und das gibt es erst ab der Enterprise-Edition (Herstellerpreisseiten, Stand August 2026). Beides wird bei Ihnen erst dann interessant, wenn Ihre Prozesse sauber laufen und Ihre Daten stimmen. Vorher kaufen Sie ein teures Versprechen, und ich würde das Geld erst mal in die Prozesse stecken.

Drei Fragen, bevor der erste Anbieter bei Ihnen am Tisch sitzt

Mit drei Fragen nehmen Sie die Entscheidung zu einem großen Teil vorweg.

  1. Wo findet mein Geschäft heute statt, im ERP und in Outlook oder in einem eigenen Vertriebswerkzeug? Und wer bezahlt die Verbindung dazwischen?
  2. Wie viele Leute sollen das Marketing-Werkzeug bedienen, und welche Kampagnen sind im letzten Jahr gelaufen, nicht welche geplant waren?
  3. Was würde mich der Ausstieg in drei Jahren kosten, in Geld und in Daten?

Wenn Sie die drei Fragen ehrlich beantworten, wissen Sie meistens schon, wohin es geht. Ab da geht es nur noch um die Details in den Angeboten, und falls Sie sich da nicht sicher sind, lohnt sich ein zweiter Blick von jemandem, der nichts verkauft.

Erfahrungswert

Vieles in diesem Artikel ist mit Quellen belegt, die stehen im Text und noch mal gesammelt unten. Der Rest ist meine Einschätzung aus zwölf Jahren im Geschäft, keine belegte Zahl, zum Beispiel die Spannen für Einführung und Betrieb. Ich habe versucht, so viel wie möglich davon zu belegen, dabei hat mir KI umfangreich geholfen.

Quellen und Stand der Preise
  1. Microsoft: Preisseiten Dynamics 365 Sales, Business Central und Customer Insights (de-de), abgerufen 26.08.2026. Sales · Business Central · Customer Insights
  2. Microsoft Learn: Customer Insights Lizenzierung, Integration Sales und Business Central, New-Commerce-Kündigungsregeln, Azure Synapse Link (2025 und 2026). Lizenzierung · Integration · Kündigungsregeln · Synapse Link
  3. Microsoft Dynamics 365 Blog: Dynamics 365 (2016), Preiserhöhung Oktober 2024; Microsoft 365 Blog: Copilot für Sales (2025), dazu die Preisseite Microsoft 365 Copilot (de-de), Stand August 2026. 2016 · Preise 2024 · Copilot 2025
  4. Salesforce: Preisseiten Sales, Account Engagement und Agentforce (de), abgerufen 26.08.2026; Produktseiten Agentforce Sales und Agentforce Marketing. Sales · Account Engagement · Agentforce · Produktseite Sales · Produktseite Marketing
  5. Salesforce: Main Services Agreement, Stand 15.09.2025, Abschnitte 2.2, 5.1, 11.2. MSA
  6. Salesforce News: Preiserhöhungen 2023 und 2025, Umbenennung Agentforce 360 (Pressemitteilung via Businesswire, 13.10.2025), IDC-Marktanteil (04.06.2026), Lightning (25.08.2015). 2023 · 2025 · Agentforce 360 · IDC · Lightning
  7. Salesforce AppExchange: Rapidi (315 US-Dollar pro Monat), APPSeCONNECT (8.148 US-Dollar pro Jahr), Listenpreise Stand 26.08.2026; MuleSoft Anypoint Platform, Preisseite ohne Listenpreis. Rapidi · APPSeCONNECT · MuleSoft
  8. ISG Provider Lens Germany: Salesforce Ecosystem Partners 2025 (07.05.2025), Microsoft Cloud Ecosystem 2024 (02.05.2024). Salesforce 2025 · Microsoft 2024
  9. Tagessätze: BDU, Honorare im Consulting 2025 (15.12.2025); Metrics-Benchmark via CIO.de (11.03.2026). BDU · CIO.de
  10. Wikipedia (Tertiärquelle): Gründungsjahr Salesforce, Versionsdaten Dynamics CRM 2015 und 2016. Salesforce · Dynamics 365
  11. Microsoft Partner Center: Ankündigung „Local currency price adjustments for Microsoft's Commercial Cloud" (Dezember 2025), wirksam 01.02.2026, minus 7,4 Prozent im Euroraum, wechselkursbedingt. Dynamics 365 als betroffenes Produkt bestätigt über Microsoft-Partner Aproda und Agolution. Partner Center · Aproda · Agolution

Alle Preise sind Listenpreise netto bei jährlicher Abrechnung, abgerufen am 26.08.2026 von den deutschen Herstellerpreisseiten. Rabatte, Preiserhöhungen und Mehrwertsteuer sind nicht eingerechnet.