Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch, meist in der Variante: „Wir haben ein Angebot über 80.000 € — passt das?“ Die ehrliche Antwort: Das Angebot ist nicht das Budget. Es ist ungefähr ein Drittel davon. Warum das so ist, welche Positionen in keinem Angebot stehen und wie Sie trotzdem zu einer belastbaren Zahl kommen — aufgeschrieben aus über 20 Jahren Projekterfahrung, davon zwölf auf der Seite, die diese Angebote schreibt.

Die Faustregel: Lizenz mal zwei bis drei

Wenn Sie sich nur eine Zahl merken wollen, dann diese: Rechnen Sie pro Euro Software- und Lizenzkosten mit dem Zwei- bis Dreifachen an Einführungs- und internen Aufwänden. Ein mittelständisches ERP-Projekt liegt am Ende selten unter einem sechsstelligen Gesamtbudget — auch dann, wenn das erste Angebot deutlich freundlicher aussah. Das ist keine Schwarzmalerei, sondern schlicht die Struktur solcher Projekte: Die Software ist der kleinste Teil der Arbeit.

Woraus sich die Kosten wirklich zusammensetzen

Ein ERP-Budget hat vier Blöcke. Erstens die Lizenzen — heute meist als monatliches Abo pro Nutzer. Klingt überschaubar, läuft aber jedes Jahr weiter und wächst mit jedem Nutzer mit. Über fünf Jahre gerechnet ist das Abo oft teurer als der alte Lizenzkauf, nur besser versteckt.

Zweitens die Implementierung durch den Dienstleister: Beratung, Konfiguration, Anpassungen, Datenmigration, Schulung. Das ist die Zahl, die im Angebot steht. Wichtig zu wissen: Sie basiert auf Annahmen, die im Vertrieb gemacht wurden — und die Annahme lautet praktisch immer, dass Ihre Prozesse einfacher sind, als sie es sind.

Drittens — und das ist die Position, die in keinem Angebot auftaucht — Ihre eigene Zeit. Ihre besten Leute werden über Monate einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit ins Projekt stecken: Prozesse erklären, Daten bereinigen, testen, entscheiden, Kollegen schulen. Wer das nicht einplant, bezahlt es trotzdem — in Überstunden, liegengebliebenem Tagesgeschäft und irgendwann in Frust. In meiner Erfahrung ist der interne Aufwand mindestens so groß wie der externe.

Viertens die Zeit nach dem Go-Live: Hypercare, Nacharbeiten, die zweite Schulungsrunde, wenn der Alltag die Theorie einholt. Und häufig ein paar Monate Parallelbetrieb des Altsystems, das so lange weiter Geld kostet.

Warum das Angebot trotzdem niedriger ist

Kein böser Wille, sondern Marktlogik. Angebote werden im Wettbewerb geschrieben, und wer ehrlich kalkuliert, verliert gegen den, der optimistisch kalkuliert. Der Rest wird später über Change Requests nachberechnet — zu Tagessätzen, die dann nicht mehr verhandelt werden. Ich habe zwölf Jahre auf dieser Seite gearbeitet, ich kenne das Spiel von innen. Deshalb gilt: Nicht das billigste Angebot gewinnt, sondern das mit den wenigsten offenen Annahmen. Fragen Sie bei jedem Angebot: Was genau ist nicht enthalten? Die Antwort ist aufschlussreicher als jede Preistabelle.

So kommen Sie zu einer belastbaren Zahl

Erst das Wozu, dann das Budget. Wenn klar ist, was nach dem Projekt messbar besser sein soll, lässt sich der Umfang eingrenzen — und ein kleinerer, klarer Umfang ist der wirksamste Kostenhebel überhaupt. Danach: interne Aufwände von Anfang an mitrechnen, als echte Position mit Namen und Tagen, nicht als Fußnote. Eine Reserve von 20 bis 30 Prozent auf die externe Summe einplanen, nicht als Freibrief, sondern als ehrliche Antwort auf die Annahmen im Angebot. Und einen eigenen Projektleiter benennen, der dem Dienstleister auf Augenhöhe gegenübersitzt — das klingt nach Zusatzkosten und ist in Wahrheit die günstigste Versicherung des ganzen Projekts.

Was dabei hilft: die Gesamtkosten über fünf Jahre rechnen, nicht bis zum Go-Live. Abos, Wartung, Weiterentwicklung und interne Betreuung gehören in dieselbe Tabelle wie die Einführung. Erst diese Zahl ist die, über die ein Geschäftsführer entscheiden sollte.

Die eigentliche Frage ist nicht der Preis

Die teuerste ERP-Einführung ist nicht die mit dem höchsten Budget. Es ist die, die ihr Ziel verfehlt — das falsche System, der erzwungene Go-Live, das Projekt, das nach zwei Jahren noch einmal gemacht werden muss. Gemessen daran ist ein sauberer Auswahl- und Klärungsprozess am Anfang fast geschenkt. Woran Sie erkennen, dass ein laufendes Projekt in diese Richtung driftet, habe ich hier aufgeschrieben: 7 Frühwarnzeichen, dass Ihr ERP-Projekt kippt.

Und wenn Sie gerade vor der Budgetfrage stehen: Der Reality Check liefert in drei Tagen eine ehrliche Standortbestimmung — zum Festpreis, anbieterneutral, ohne Lizenzinteresse. Danach wissen Sie, worüber Sie wirklich entscheiden.