Dynamics 365 oder HubSpot: Was beide über fünf Jahre kosten, wenn ein ERP dranhängt.

Zwischen 236.788 und 580.780 Euro für Dynamics 365 Sales, zwischen 251.220 und 587.220 Euro für HubSpot, dazu bei HubSpot ein Posten für die Kontakte, die HubSpot nach Stufen abrechnet, mit einem Preis, der nirgends öffentlich steht. Das ist die Fünfjahresrechnung für dieselbe Modellfirma, die ich schon gegen Salesforce gerechnet habe. Die beiden Spannen liegen fast übereinander. Bei einem Betrieb mit ERP im Haus entscheiden zwei Posten, die auf keiner Preisseite stehen: der ERP-Anschluss und die Kontaktstufe.

Zwei Angebote, und das günstigere sieht auch noch schneller aus

Nehmen wir an, auf Ihrem Tisch liegen zwei Angebote. Das eine von Ihrem Microsoft-Partner, der schon Ihr Business Central betreut. Das andere von einer HubSpot-Agentur, die in vier Wochen live sein will. Das HubSpot-Angebot liest sich leichter, es hat halb so viele Seiten. Beim Preis je Nutzer liegt ein Euro dazwischen, die Leseplätze stehen ohne Preis drin, und beim Blättern hat man das Gefühl, das ist schneller erledigt.

Ich war zwölf Jahre Geschäftsführer eines Microsoft-Partners, habe in der Zeit öfter gegen HubSpot gepitcht, mal gewonnen, mal verloren, und arbeite heute in meiner eigenen Beratung selbst mit HubSpot. Eingeführt habe ich es nie. Was ich über HubSpot sage, kommt aus Auswahlrunden, aus der Dokumentation und aus der eigenen Nutzung.

Dynamics 365 Sales und HubSpot: Kosten über fünf Jahre

Ich rechne mit derselben Firma wie im Salesforce-Vergleich: 15 Leute im Vertrieb, zwei im Marketing, fünf in der Auftragsabwicklung, die nur mitlesen, und 20.000 Adressen, die ein paar Mal im Jahr Post bekommen. Business Central läuft schon, die ERP-Lizenzen bleiben draußen. Listenpreise der deutschen Preisseiten, netto, jährlich gezahlt, kein Rabatt, 60 Monate.

Auf der Microsoft-Seite steht Dynamics 365 Sales Enterprise mit 91,00 Euro je Nutzer und Monat. Die sieben aus Marketing und Auftragsabwicklung bekommen einen Team-Member-Platz, so heißt bei Microsoft die kleine Lizenz, für 6,90 Euro. Dazu Customer Insights, das Marketing-Werkzeug, als Zusatz zu Sales für 866,50 Euro im Monat, darin 10.000 Personen, die Sie anschreiben dürfen. Für alle 20.000 kommen wahrscheinlich zwei Pakete zu je 216,60 Euro im Monat dazu. Auf 60 Monate macht das 136.788 bis 162.780 Euro. Es geht auch kleiner: Sales Professional kostet 56,30 Euro und reicht für einen Vertrieb, der Kontakte, Verkaufschancen und Angebote führt und an der Software nichts umbauen will. Copilot ist da allerdings nicht drin.

Auf der HubSpot-Seite steht Sales Hub Professional mit 90,00 Euro je Basislizenz, so heißt bei HubSpot der Platz, mit dem man etwas anlegen oder ändern darf. Die fünf Leseplätze kosten nichts. Marketing Hub Professional kommt pauschal mit 792,00 Euro im Monat dazu, drei Basislizenzen und 2.000 Marketingkontakte sind drin, also Adressen, die Sie anschreiben wollen. Über 60 Monate 128.520 Euro, plus einmalig 4.400 Euro für das Onboarding, die Pflicht-Einführung durch HubSpot, kostenpflichtig und bei Professional vorgeschrieben. Falls Sie die Enterprise-Stufe brauchen, warum das passieren kann, kommt weiter unten, steht da ab 150 Euro je Basislizenz, ab 182.520 Euro über fünf Jahre, Onboarding 6.350 Euro.

Einführung und Betrieb setze ich an wie in den beiden Vorgängern: 40 bis 120 Beratertage zu 1.000 bis 1.400 Euro, also 40.000 bis 168.000 Euro, und 12.000 bis 50.000 Euro im Jahr für Betreuung und Anpassungen, über fünf Jahre 60.000 bis 250.000 Euro. Erfahrungswerte, für beide Seiten gleich. Einen Posten gibt es nur bei HubSpot, den ERP-Konnektor, also das Stück Software, das Kunden, Artikel und Aufträge zwischen Business Central und HubSpot hin und her trägt. Ich nehme die Preisliste von Rapidi, 305 bis 605 Euro im Monat je nach Stufe, über 60 Monate 18.300 bis 36.300 Euro. Welche Stufe Sie brauchen, klärt erst das Angebot.

Alle Beträge netto, Listenpreise vom 4. September 2026. Einführung, Betrieb und die Stufe des Konnektors sind Annahmen. Bei Microsoft steckt der Partneraufwand für Customer Insights in der Betriebsspanne, nicht als eigener Posten. Der Preis für den Team-Member-Platz steht nicht auf der deutschen Preisseite, den habe ich abgeleitet. Mit der Variante Sales Professional liegt die Microsoft-Summe bei 205.558 bis 549.550 Euro, mit Sales Hub Enterprise die HubSpot-Summe bei ab 307.170 bis 643.170 Euro.

In der Lizenzzeile liegt HubSpot Professional unter Microsoft, um gut 8.000 bis gut 34.000 Euro über die fünf Jahre, je nachdem, wie viele Adressen Microsoft anschreibt. Eine Zeile weiter unten steht der Konnektor mit 18.300 bis 36.300 Euro, weil Microsoft die Verbindung zu Business Central mitbringt. Damit ist der Vorsprung entweder aufgezehrt oder gedreht. Im günstigen Fall bleiben HubSpot rund 15.700 Euro, im ungünstigen liegt HubSpot rund 28.300 Euro darüber, und welcher Fall Ihrer ist, entscheidet die Stufe des Konnektors. Der Kontaktposten ist dann noch offen, dazu gleich mehr, und mit Sales Hub Enterprise liegt HubSpot ohnehin darüber.

Die KI-Funktionen stehen in keiner Zeile, bei beiden. Der Assistent, der Mails vorschreibt, steckt bei beiden im Preis je Nutzer, Breeze bei HubSpot, Copilot bei Microsoft in Sales Enterprise. Die Agents, also Programme, die von selbst Leads bewerten oder Servicefälle beantworten, rechnen beide nach Verbrauch ab. In Geld: Ein bewerteter Lead kostet bei HubSpot etwas unter einem Euro, eine Agent-Aktion bei Microsoft ein paar Cent, und nach oben ist bei beiden nichts gedeckelt. Fragen Sie, wer den Verbrauch abschaltet, wenn das Budget erreicht ist, und lassen Sie sich das in den Vertrag schreiben.

ERP-Anbindung von HubSpot an Business Central: hier fällt die Entscheidung

Jetzt zu der Seite, die Sie in beiden Angeboten wahrscheinlich überblättert haben, weil da im Grunde nur ein Wort steht: Schnittstelle. Bei Ihnen entsteht das Geschäft im ERP, da stehen die Preise und die Aufträge. Beim technischen Händler mit Streckengeschäft ist es genauso, der lebt von seinen Preislisten je Kunde.

Bei Dynamics 365 Sales ist die Verbindung zu Business Central eingebaut, ohne Aufpreis. Microsoft nennt das Dataverse-Integration, Dataverse heißt der Datenspeicher, den Sales ohnehin benutzt. Kunden, Artikel und Ihre Preislisten je Kundengruppe laufen vom ERP ins CRM, der gewonnene Auftrag zurück ins ERP. Ein Angebot im CRM rechnet also mit Ihren ERP-Preisen. Einrichten muss das Ihr Partner, Feld für Feld, dafür nehme ich bei beiden Seiten 10 bis 20 Tage aus der Einführungsspanne an, eine Annahme aus meinen Projekten. Die vier Wochen im Agenturangebot kommen ohne den ERP-Anschluss aus, den würde ich bei beiden obendrauf rechnen.

Im HubSpot-Angebot steht an dieser Stelle vermutlich der Name einer App. HubSpot hat im eigenen Marktplatz eine App für Business Central, „Built by HubSpot“, über 400 Installationen, 1,6 von 5 Sternen bei acht Bewertungen. Das ist wenig, aber die Bewertungen zeigen in dieselbe Richtung. Die Leute schreiben dort, dass Ansprechpartner übertragen werden und Firmen nicht, und dass Felder fehlen. Wer die Feldzuordnung anpassen will, also festlegen, welches Feld aus Business Central in welches HubSpot-Feld läuft, braucht zusätzlich den Data Hub, noch ein Paket, kostet extra. Wer Firmen und Preise und Aufträge wirklich bewegen will, landet bei einem Drittanbieter wie Rapidi oder bei einer eigenen Entwicklung, und das ist der Posten in der Tabelle. Für die Microsoft-Kopplung gibt es keinen Marktplatz mit Sternen, da habe ich nur die Doku und meine Projekte.

Damit Sie mich nicht falsch verstehen: Die eingebaute Kopplung macht auch Arbeit. Was ich daran immer total blöd fand: Es gibt Angebote in Business Central und es gibt Angebote in Dynamics 365 Sales, und das sind völlig unterschiedliche Dinge. Auch die Preisfindung läuft komplett anders. Sie können nicht einfach sagen, ich arbeite jetzt mit dem einen oder mit dem anderen. Sie müssen sich bewusst entscheiden und verzichten dann auf die Vorteile im jeweils anderen System.

Dazu kommt: Das CRM ist sehr flexibel, Business Central im Hintergrund ist sehr starr. Zwei unterschiedliche Strukturen, die zusammenarbeiten sollen, und die führen einen immer wieder ein bisschen an der Nase herum. Synchronisationsfehler, Kopplungsfehler, und nicht alles ist sofort auf beiden Seiten da. Manchmal laufen die Abgleiche nicht, manchmal wird das System langsam. In meinen Projekten haben wir deshalb meistens die Standardschnittstelle genommen und die fehlenden Daten zusätzlich verknüpft. Das waren individuelle Aufwände je Kunde, und die haben wir zusätzlich abgerechnet. Ich sage das als jemand, der diese Aufwände jahrelang selbst in Rechnung gestellt hat.

Rechnen Sie also damit: Auch bei Microsoft ist der ERP-Anschluss mit dem Einrichten nicht fertig, und er steckt nicht komplett in den 40.000 bis 168.000 Euro für die Einführung. Die Entscheidung, wo das Angebot entsteht, drehen Sie hinterher nicht billig zurück.

Zurück zu HubSpot. Bei den Kunden, die bei mir saßen, ist es am Ende immer an derselben Stelle gekippt: sobald HubSpot mit anderen Systemen zusammenarbeiten und gleichzeitig auf bestimmte Prozesse angepasst werden sollte. Ob HubSpot dabei wirklich weniger kann oder nur weniger anpassbar wirkt, kann ich Ihnen nicht sagen, dafür habe ich es nie selbst eingeführt. Für die Entscheidung dieser Kunden hat der Eindruck gereicht.

Zwei Dinge löst auch bei HubSpot der beste Konnektor nicht. HubSpot kennt einen Preis je Produkt und einen Rabatt je Angebotszeile. Eine Preisliste je Kundengruppe, wie Business Central sie nach Dynamics 365 Sales schiebt, kommt in der HubSpot-Dokumentation nicht vor. Und die Maschine im Feld, mit Seriennummer und Serviceeinsätzen, als eigenen Datensatztyp im CRM zu führen, HubSpot nennt das Custom Object, geht nur in der Enterprise-Stufe. Da rutscht ein Maschinenbauer von 90 auf ab 150 Euro je Basislizenz. Dann steht HubSpot in der Tabelle über Microsoft.

HubSpot Marketingkontakte: was die Kontaktstufe kostet

Der zweite Punkt, an dem die Rechnung kippen kann, ist die Datenbank. HubSpot unterscheidet zwischen Adressen, die einfach im System stehen, und Marketingkontakten, also denen, die Sie mit Mails oder Kampagnen anschreiben wollen. Nur die zweite Sorte kostet. Marketing Hub Professional bringt 2.000 davon mit, in Ihrer Datenbank stehen 20.000 Adressen.

HubSpot schreibt die Regeln dazu selbst auf, öffentlich. Wer über seine Kontaktstufe hinauskommt, wird automatisch in die nächste gehoben und zahlt bis zur Verlängerung den höheren Preis. Zurück geht es während der Laufzeit nicht: „Sobald Sie eine Kontaktstufe ausgewählt haben, können Sie bis zur Vertragsverlängerung nicht auf eine niedrigere Kontaktstufe heruntergestuft werden.“ Was eine Stufe kostet, steht auf keiner deutschen Preisseite als Zahl, nur im Rechner und im Angebot. Deshalb bleibt der Posten in meiner Tabelle offen.

Sie haben da aber einen Hebel. Adressen, die Sie nicht anschreiben, stellen Sie auf Nicht-Marketingkontakt, und die kosten nichts. Bei ein paar Kampagnen im Jahr sind das die meisten. Wer die Datenbank an einem Nachmittag komplett als Marketingkontakte einspielt, zahlt für diesen Nachmittag bis zur nächsten Verlängerung. Ab einer Datenbank in Ihrer Größe wird bei HubSpot das Marketing zum teuren Teil der Rechnung. Bei Microsoft stehen die Preise für 10.000 und für 20.000 Personen auf der Preisseite.

HubSpot kündigen, Dynamics 365 kündigen: was nach dem letzten Tag passiert

Beide Verträge laufen ein Jahr, verlängern sich von selbst und dürfen zur Verlängerung auf den dann gültigen Listenpreis steigen. Danach gehen die Regeln auseinander, und die stehen im Kleingedruckten.

HubSpot: Während der Laufzeit kommen Sie nicht raus, herabstufen geht auch nicht. Die Verlängerung schalten Sie selbst im Konto ab. Steigt der Preis zur Verlängerung, meldet sich HubSpot mindestens 30 Tage vorher, eine Obergrenze in Prozent gibt es nicht. Bei der Umstellung auf Basislizenzen 2024 hat HubSpot für Bestandskunden rund fünf Prozent zur Verlängerung genannt.

Der Satz, den Sie kennen sollten, steht in den Produktbedingungen zum Sales Hub: Nach Ende der Laufzeit gibt HubSpot keinen Zugriff mehr auf die Kundendaten. Meist bleiben die Daten in den kostenlosen Werkzeugen sichtbar. Zugesagt ist das nirgends. Wer herabstuft, verliert seine automatischen Abläufe und Mailstrecken nach 90 Tagen. Den Export machen Sie also, solange der Vertrag noch läuft.

Microsoft: Nach Ablauf bleiben die Daten 30 Tage für alle zugänglich, dann 90 Tage nur für den Administrator, danach werden sie gelöscht.

Dafür geht Plätze abbauen bei Microsoft nur in der ersten Woche nach dem Kauf, danach zahlen Sie bis zum Ende der Laufzeit weiter. Microsoft hat zuletzt im Oktober 2024 angehoben, rund zehn Prozent bei Sales Enterprise.

Wo HubSpot vorn liegt, und für wen das reicht

Jetzt die andere Seite, die, mit der ich selbst arbeite. Beim Einstieg macht HubSpot keiner etwas vor: kostenlose Werkzeuge zum Anfangen, Starter ab 20 Euro Liste. Die Leselizenzen kosten nichts und sind unbegrenzt, bei Microsoft kostet jeder Leseplatz seine 6,90 Euro. Telefonsupport auf Deutsch ist ab Professional im Preis, bei Microsoft läuft das über den Partner. Und das Marketing ist die Heimat von HubSpot, Formulare und Mailstrecken bedienen Ihre Marketingleute dort ohne Agentur. Customer Insights kann das auch, braucht aber eine Dynamics-Umgebung und nach meiner Erfahrung fast immer jemanden vom Partner daneben. Viele Kunden, die bei mir saßen, hatten HubSpot deshalb schon im Haus, bevor wir überhaupt über ein anderes System gesprochen haben.

Ein Betrieb mit 30 Leuten, technischer Handel, ein ERP, das im Grunde die Buchhaltung macht, der fährt mit HubSpot gut und günstig. Ich habe so eine Firma gerechnet: ein Dutzend Vertriebsleute, acht Leseplätze, zwei im Marketing, Kontakte innerhalb der Stufe, Marketing auf beiden Seiten mitgerechnet. Microsoft 121.650 Euro über fünf Jahre, HubSpot 116.720 Euro inklusive dem vorgeschriebenen Onboarding von 4.400 Euro. Bleiben 4.930 Euro Vorsprung für HubSpot, also gut 80 Euro im Monat. Bei den Lizenzen nehmen die beiden sich fast nichts. Der Unterschied steckt woanders: Diese Firma braucht keinen Konnektor, und der kostet auf fünf Jahre 18.300 bis 36.300 Euro. Für so einen Betrieb ist HubSpot die günstigere Wahl, und zwar deutlich.

Der Haken sitzt in den Leseplätzen. Sobald die acht mehr tun sollen als lesen, wird es teurer, bei HubSpot früher als bei Microsoft. Bei HubSpot braucht jeder, der einen Datensatz anlegt oder ändert, eine Basislizenz, über fünf Jahre 43.200 Euro mehr. Ein Servicetechniker, der seinen Besuchsbericht einträgt, fällt schon darunter. Bei Microsoft darf der kleine Platz Notizen schreiben und Kontakte pflegen, dieser Servicetechniker kostet Sie also nichts extra. Erst wer Verkaufschancen oder Angebote anlegen soll, braucht die volle Lizenz, dann rund 40.400 Euro mehr. Was der kleine Platz genau darf, steht im Lizenzleitfaden von Microsoft, und das würde ich mir vor der Unterschrift vom Partner schriftlich geben lassen.

Damit haben Sie die Trennlinie: Solange die acht wirklich nur lesen und das ERP im Wesentlichen die Buchhaltung macht, ist HubSpot günstiger. Sobald einer der beiden Sätze nicht mehr stimmt, dreht es sich.

Drei Fragen, die Sie beiden Anbietern schriftlich stellen

Legen Sie die beiden Angebote nebeneinander und schicken Sie beiden Anbietern dieselben drei Fragen, mit der Bitte um schriftliche Antwort. Die Antworten heften Sie hinter das jeweilige Angebot.

Erstens: Zeigen Sie mir, wie ein Angebot mit unseren ERP-Preislisten und Artikelnummern im CRM entsteht und wie der Auftrag zurück ins ERP kommt. Bitte mit unseren eigenen Preisgruppen. Bei Dynamics soll der Partner die eingebaute Kopplung mit Ihren Preisgruppen zeigen. Bei HubSpot wollen Sie wissen, welcher Konnektor gemeint ist, wer geradesteht, wenn er hakt, und was er im Jahr kostet.

Zweitens: Was steht in fünf Jahren auf der Rechnung, wenn wir 5.000 Marketingkontakte, 20 volle Lizenzen und die nächste Lizenzstufe brauchen? Schriftlich, mit Listenpreisen und Ihrer Preisanpassungsklausel.

Drittens: Wie komme ich mit allen Daten wieder raus, und wie lange nach Vertragsende habe ich Zugriff? HubSpot beim Sales Hub: nach Vertragsende gar nicht, also vorher exportieren. Microsoft: 30 plus 90 Tage.

Mit den drei Antworten wissen die meisten schon, wohin es geht. Was nach der Unterschrift kommt, steht im Text zur CRM-Einführung im Mittelstand, und wer noch vor der ERP-Frage steht, findet hier den Vergleich der beiden ERP-Kandidaten.

Erfahrungswert

Die Preise, die Vertragsregeln und die Bewertungen aus dem Marktplatz sind belegt, die Quellen stehen unten. Bei der Recherche hat mir KI viel geholfen, gerechnet und geprüft habe ich selbst. Die Spannen für Einführung und Betrieb, die Konnektor-Stufe, die Tage für die Kopplung und alles, was ich zur Bedienung sage, kommen aus zwölf Jahren im Geschäft und aus der eigenen Nutzung.

Wenn nach diesen drei Antworten immer noch zwei Angebote gleich aussehen, liegt das fast immer an einer Anforderung, die keiner aufgeschrieben hat. Die findet meistens jemand, der an keinem der beiden Angebote etwas verdient.

Quellen und Stand der Preise

1. HubSpot: Preisseiten Sales Hub und Marketing Hub (de), abgerufen 04.09.2026. Sales Hub · Marketing Hub · Produktübersicht
2. HubSpot Legal: Nutzungsbedingungen (Abschnitte 2.5, 3.2, 3.5, 4.1, 4.2), Product Specific Terms zum Abruf der Kundendaten nach Vertragsende sowie der Katalog der Produkte und Dienstleistungen, abgerufen 04.09.2026. Nutzungsbedingungen · Product Specific Terms · Katalog
3. HubSpot Knowledge Base: Abrechnung der Marketingkontakte, Herabstufung eines kostenpflichtigen Abonnements und Kündigung, abgerufen 04.09.2026. Marketingkontakte · Downgrade · Kündigung
4. HubSpot Knowledge Base: Custom Objects nach Stufe, Produkte und Preise sowie Export der eigenen Daten, abgerufen 04.09.2026. Custom Objects · Produkte · Export
5. HubSpot: Umstellung auf Basislizenzen und Leselizenzen 2024, dazu die verbrauchsabhängige Abrechnung der Agents (13.04.2026). Preisumstellung · Agents
6. HubSpot App Marketplace: Microsoft Business Central (Built by HubSpot), Bewertungen und Installationszahlen, abgerufen 04.09.2026. App-Eintrag · ERP-Kategorie
7. Rapidi: Preisseite für die Integration zwischen HubSpot und Business Central, abgerufen 04.09.2026. Grundlage für den Posten ERP-Konnektor. Rapidi
8. Microsoft: Preisseiten Dynamics 365 Sales, Customer Insights und Business Central (de-de), abgerufen 04.09.2026. Sales Professional 56,30 Euro, Sales Enterprise 91,00 Euro, Customer Insights 866,50 Euro, Kapazitätspaket 216,60 Euro. Sales · Customer Insights · Business Central
9. Microsoft: Dynamics 365 Licensing Guide, Stand 2026. Grundlage für die Rechte des Team-Members-Platzes: Notizen, Aktivitäten und Kontakte pflegen, aber keine Verkaufschancen, Angebote oder Aufträge anlegen. Licensing Guide
10. Microsoft Learn: Integration von Business Central und Dynamics 365 Sales über Dataverse, dazu Copilot Studio und der Verbrauch je Nachrichtentyp, Stand 2026. Dataverse-Integration · Copilot Studio
11. Microsoft Learn und Partner Center: Was beim Ablauf eines Abonnements mit den Daten passiert (30, 90, 180 Tage) und die Sieben-Tage-Regel beim Abbau von Plätzen, Stand 2026. Ablauf · Kündigungsrichtlinie
12. Microsoft Dynamics 365 Blog: neue Preise für Dynamics 365, wirksam Oktober 2024 (12.04.2024). Grundlage für die rund zehn Prozent bei Sales Enterprise. Dynamics 365 Blog
13. BDU: Honorare im Consulting 2025 (15.12.2025), dazu der Metrics-Benchmark via CIO.de (11.03.2026). Grundlage für die Tagessätze, wie im Salesforce-Vergleich. BDU · CIO.de

Alle Preise sind Listenpreise netto bei jährlicher Abrechnung, abgerufen am 04.09.2026 von den deutschen Herstellerpreisseiten. Rabatte, Preiserhöhungen und Mehrwertsteuer sind nicht eingerechnet. Der Preis für Dynamics 365 Team Members ist vom Business-Central-Team-Member abgeleitet, weil die deutsche Preisseite am Stichtag nicht erreichbar war.