Vor ein paar Wochen saß ich bei einem Geschäftsführer, Maschinenbau, gut 150 Leute. Sein Sohn hatte ihm auf dem Handy gezeigt, was ChatGPT kann. Sein Steuerberater hatte von KI in der Buchhaltung erzählt. Und auf der letzten Branchenveranstaltung hatte jeder zweite Vortrag „KI" im Titel. Seine Frage an mich war ehrlich: „Volker, ich weiß, dass ich da was machen muss. Aber ich weiß nicht, wo ich anfangen soll."

Das ist im Moment die häufigste Frage, die ich höre. Und sie ist berechtigt. Laut der Bitkom-Studie von 2026 setzen inzwischen 41 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten aktiv KI ein — im Jahr davor waren es noch 17 Prozent. Weitere 48 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Wer heute noch gar nichts tut, gehört zu einer schrumpfenden Minderheit.

Aber dieselbe Studie enthält eine zweite Zahl, über die deutlich weniger geredet wird: Ein Drittel der Unternehmen sagt, KI sei teurer geworden als erwartet. Und die meisten Nutzer kommen über eine Handvoll Einzelanwendungen nicht hinaus. Da wird also viel ausprobiert, viel bezahlt — und wenig verändert.

Woran liegt das? Meiner Erfahrung nach fast nie an der Technik.

Die unbequeme Wahrheit

Die meisten ersten KI-Projekte scheitern, bevor sie anfangen. Nicht am Modell, nicht am Anbieter, nicht am Datenschutz. Sie scheitern daran, dass niemand vorher gesagt hat, wozu das Ganze gut sein soll. Es wird ein Tool gekauft, weil der Wettbewerber eins hat oder der Vertriebler überzeugend war — und dann sucht man rückwärts nach einem Problem, das es lösen könnte.

Das kenne ich aus zwanzig Jahren ERP- und CRM-Projekten zur Genüge. Bei KI passiert gerade exakt dasselbe, nur schneller und mit mehr Marketinglärm drumherum. Die gute Nachricht: Sie können es andersherum machen. Erst die Lücke, dann das Werkzeug. Wozu vor Tool.

Und das Beste daran: Die Lücken zu finden kostet Sie kein Geld. Nur ein bisschen Aufmerksamkeit.

Wie Sie die Lücken in Ihren Prozessen aufspüren

Sie brauchen dafür keinen Workshop mit bunten Klebezetteln und keinen Berater, der Ihnen Ihre eigenen Prozesse erklärt. Sie brauchen eine Woche und drei Fragen.

Frage eins: Wo wird abgetippt?

Gehen Sie durch Ihr Unternehmen und achten Sie darauf, wo Informationen von einem Medium in ein anderes übertragen werden. Die Bestellung, die per Mail reinkommt und ins ERP getippt wird. Der Lieferschein, der abfotografiert und dann händisch erfasst wird. Die Excel-Liste, die jemand jeden Montag aus drei Systemen zusammenkopiert. Jede dieser Stellen ist ein Kandidat. Nicht, weil Abtippen an sich teuer wäre — sondern weil dort Fehler entstehen, Zeit verschwindet und Wissen in Köpfen statt in Systemen landet.

Frage zwei: Worauf wird gewartet?

Fragen Sie Ihre Leute: „Wo wartest du regelmäßig auf eine Antwort, eine Freigabe, eine Information?" Der Vertrieb wartet auf die Machbarkeitsprüfung aus der Technik. Die Buchhaltung wartet auf fehlende Angaben zur Eingangsrechnung. Der Kunde wartet auf ein Angebot, weil die Kalkulation drei Tage dauert. Wartezeiten sind Lücken, die keiner sieht, weil sie in keiner Kostenstelle auftauchen. Im Angebotsprozess entscheiden sie aber regelmäßig darüber, wer den Auftrag bekommt.

Frage drei: Was machen Ihre Leute, wofür sie eigentlich zu teuer sind?

Das ist die härteste und ergiebigste Frage. Ihr bester Servicetechniker schreibt eine Stunde am Tag Berichte. Ihre Vertriebsleiterin sortiert Anfragen vor, von denen die Hälfte nie zu einem Auftrag wird. Ihr Buchhalter jagt Belegen hinterher. Diese Menschen haben Sie eingestellt, weil sie etwas können, das die Maschine nicht kann — und dann verbringen sie einen Teil ihrer Woche mit genau dem Gegenteil.

Lassen Sie diese drei Fragen eine Woche lang mitlaufen. Kein Projekt, kein Budget, nur ein Zettel oder eine Notiz im Handy: Wo hakt es, wie oft, und wen kostet es Zeit? Am Ende der Woche haben Sie eine Liste mit zehn, fünfzehn Reibungspunkten. Das ist Ihre KI-Strategie in Rohform — und damit mehr, als viele haben: Laut dem KI-Index Mittelstand von 2025 fehlt bei 43 Prozent der mittelständischen Unternehmen bislang eine konkrete KI-Strategie. Die entsteht nämlich nicht am Flipchart. Sie entsteht aus der ehrlichen Antwort auf die Frage, wo es im eigenen Laden klemmt.

Vom Befund zum ersten Projekt

Jetzt haben Sie eine Liste. Nehmen Sie nicht den größten Punkt. Nehmen Sie den, der vier Kriterien erfüllt:

  • Klein und abgegrenzt: Ein Prozess, eine Abteilung, ein klarer Anfang und ein klares Ende. Kein „wir digitalisieren den Vertrieb".
  • Messbar: Sie können vorher und nachher zählen — Stunden, Durchlaufzeit, Fehlerquote. Wenn Sie den Erfolg nicht messen können, können Sie ihn auch nicht verteidigen.
  • Daten vorhanden: KI arbeitet mit dem, was da ist. Liegen die Informationen verstreut in Postfächern und Köpfen, ist das erste Projekt kein KI-Projekt, sondern ein Aufräumprojekt. Auch das ist ein legitimes Ergebnis dieser Übung.
  • Sichtbares Ergebnis in acht bis zwölf Wochen: Ihr erstes Projekt muss nicht die Welt verändern. Es muss beweisen, dass die Methode funktioniert — Ihnen selbst und Ihrer Belegschaft.

Ein gutes erstes Projekt sieht dann zum Beispiel so aus: Eingehende Kundenanfragen werden automatisch ausgelesen, den richtigen Ansprechpartnern zugeordnet und mit den passenden Stammdaten aus dem ERP vorbefüllt. Messbar in Minuten pro Anfrage, abgegrenzt auf einen Kanal, Ergebnis nach wenigen Wochen sichtbar. Und die Mitarbeiter erleben KI als etwas, das ihnen lästige Arbeit abnimmt — nicht als etwas, das über ihren Kopf hinweg eingeführt wird.

Ein typisch schlechtes erstes Projekt kennen Sie vermutlich auch schon: der Chatbot auf der Website, weil der Wettbewerber einen hat. Kein Bezug zu einer echten Lücke, kein Mensch im Haus, der ihn pflegt, keine Messgröße außer dem Bauchgefühl. Nach einem halben Jahr ist er peinlich veraltet, und im Unternehmen heißt es: „KI haben wir probiert, bringt nichts." Dieser Satz ist der teuerste Schaden solcher Projekte — er vergiftet jeden späteren, besseren Anlauf.

Was das kostet — und was Nichtstun kostet

Rechnen wir nüchtern. Die Woche Beobachtung kostet Sie nichts außer Aufmerksamkeit. Ein sauber abgegrenztes erstes Projekt der beschriebenen Sorte liegt je nach Ausgangslage meist im niedrigen bis mittleren fünfstelligen Bereich — deutlich weniger, wenn Ihre bestehenden Systeme, etwa Ihr ERP oder Microsoft 365, die Funktionen schon mitbringen und nur niemand sie nutzt. Das kommt öfter vor, als die Anbieter neuer Tools es Ihnen erzählen.

Und Nichtstun? Kostet erst mal nichts, das ist ja das Tückische. Aber die Zahlen zeigen die Richtung: Laut KfW Research nutzten zwischen 2022 und 2024 rund 20 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen KI — 2016 bis 2018 waren es vier Prozent. Eine Verfünffachung. Ihre Wettbewerber lernen gerade, ihre Angebote schneller zu schreiben, ihre Anfragen schneller zu beantworten und ihre teuren Fachkräfte von billiger Arbeit zu entlasten. Nicht alle machen das gut. Aber die, die es gut machen, sitzen in ein, zwei Jahren bei Ihren Kunden am Tisch — mit kürzeren Lieferzeiten für ein Angebot als Sie.

Ich sage das ohne Drohkulisse, denn Panik ist ein schlechter Projektleiter. Wer aus Angst kauft, kauft das Falsche. Wer aus einer erkannten Lücke heraus startet, kauft vielleicht auch mal daneben — aber er merkt es nach acht Wochen und nicht nach zwei Jahren.

Fangen Sie also nicht mit der Frage an, welche KI Sie brauchen. Fangen Sie mit der Frage an, wo es bei Ihnen klemmt. Eine Woche, drei Fragen, ein Zettel. Und wenn Sie Ihre Liste haben, aber jemanden brauchen, der sie nüchtern sortiert und gegen Ihre Daten- und Prozessrealität hält: Genau das ist meine Prüfung der KI-Bereitschaft — ohne Tool-Verkauf, ohne Agenda. Für den Anfang reicht ein Erstgespräch.

Und dann die Frage, die eigentlich zählt: Wenn Sie morgen früh durch Ihren Betrieb gehen — wüssten Sie, wo Ihre teuerste Stunde verschwendet wird?

Quellen

  • Bitkom, „Künstliche Intelligenz in der deutschen Wirtschaft" (KI-Studie 2026, Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten): 41 % aktive KI-Nutzung (Vorjahr: 17 %), 48 % planen oder diskutieren, 33 % berichten höhere Kosten als erwartet. bitkom.org
  • KfW Research, „Künstliche Intelligenz kommt im Mittelstand immer häufiger zum Einsatz" (Fokus Volkswirtschaft Nr. 533, Februar 2026, KfW-Mittelstandspanel 2025): KI-Nutzung in KMU von 4 % (2016–2018) auf rund 20 % (2022–2024) gestiegen. kfw.de
  • Deutscher Mittelstands-Bund / Salesforce, „KI-Index Mittelstand 2025" (Befragung von 526 mittelständischen Unternehmen): 43 % der Unternehmen ohne konkrete KI-Strategie. bidt.digital

Alle Einschätzungen zu Projektverläufen, Kosten und typischen Fehlern sind Erfahrungswerte aus meiner eigenen Beratungspraxis und als solche gekennzeichnet.